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交換如何運作

以下區段描述排程交換的核准或拒絕的過程:

交換摘要

交換最多可以包含一整週的排程日期。每個排程交換都需要有:

  • 一個專對的交換提案。提案中指定此專員想要交換的排程日期。
  • 其他專員對該提案的回應。回應中指出此專員接受交換提案的意願。
  • 核准。核准可以是自動 (由 WFM Web 核准) 或明確 (由主管核准) 的。

在某些交換中,提案專員必須先明確接受回應,然後才能將交換提交核准。提供給小組或據點內所有專員的公眾提案,一定要符合這個條件。

如果核准交換,便會執行交換,而兩個專員的排程會隨之反映變更。在專員適用的 WFM Web 內的大部分交換視窗均不再出現交換。(但是,即使在執行對應的交換之後,專員仍可在專員適用的 WFM Web 我的提案視窗中查看自己的提案)。

並非所有交換都會獲得核准。例如:

  • 在特定情況下 (當其中一個專員的資格不符其他專員已排定的活動時),WFM Web 會自動拒絕交換。
  • 如果任一專員的排程在待處理交換核准前發生變更,便會自動取消交換。
  • 主管可明確地拒絕交換。
  • 如果待處理交換在該交換所涵蓋首日之前尚未獲得核准,交換將會到期。

在前述每種情況中,都不會進行交換。

成功交換的需求

如要進行交換,必須經過下列所有步驟。(請參閱 Workforce Management Web for Agents 說明中關於專員如何執行前三項步驟的詳細資訊)。

  • 其中一個專員建立公眾或個人交換提案。
  • 至少有一個專員回應公眾提案,或是接收方專員接受個人提案。
  • 提案專員接受對公眾或個人提案的回應。(只有當提案專員指定手動核准時,個人提案才需要這個步驟。)
  • 交換接收 WFM Web 的自動核准或主管的明確核准。
秘訣
核准前的所有的步驟中,待處理交換可能因以下三種情況的其中一種而失敗:專員可能取消、如果任一專員排程已變更則自動取消交換,或交換可能到期。

如何測試自動核准交換

一旦兩方專員均已接受交換提案,WFM Web 便會測試自動核准。這些測試使用以下每個區段中所列出的情況來評估交換:

例外的交換情況

如果任一專員在要交換的任何一個日期排定例外,WFM Web 會依照為該例外類型設定的交換規則來測試交換。例如,計入假期時間的例外永遠保有刪除與專員一致 規則。

以下是 WFM Web 按照每個交換規則的執行方式:

例外交換規則: WFM Web 如何回應:

刪除

允許交換繼續進行下一步測試,但會從排程刪除例外。
不要交換 不允許專員在已排程例外"不要交換"的當天建立交換提案。

與專員一致

允許交換繼續進行下一步測試,但保持與原始專員的已排程例外的一致性。
與排程一致 允許交換繼續進行下一步測試,但會隨同排程一併交換例外。

自動拒絕情況

如果以下情況對於包括在交換中的任何一天為真,WFM Web 會自動拒絕交換:

  • 任一專員排程與接收方專員的前一天跨夜排程重疊。
  • 交換提案包括具"不要交換"例外的某一日期。

主管核准情況

WFM Web 將交換置於"審核"—狀態,如果交換牽涉到以下情況便需要主管核准交換—:

  • 交換的排程有不同的支薪時數。
  • 或者專員將休假交換成工作日。
  • 或者專員啟用刪除規則並有排程例外。
  • 或者專員用與專員一致例外交換固定人員工作。
  • 交換違反專員的可排班時間 (契約可排班時間、授予的可排班時間偏好設定,或輪值可排班時間)。
  • 交換違反某些特定契約條款或據點規則:每日或每週工作時數下限或上限、每週休假下限或上限,或連續工作日中間請假的下限。

自動核准情況

如果排程交換不符合任何自動拒絕主管核准情況,WFM Web 會自動核准並且交換排程。

自動取消情況

如果主要排程修改任一專員排程,WFM Web 會自動取消交換提案、回應或審核中的待處理交換。自動取消情況的範例:

  • 主管明確修改任一專員排程。
  • 針對排程期間與此交換的排程期間重疊的任一專員,已核准並已執行另一個交換。

到期情況

如果交換在其第一個涵蓋日前未獲得核准,不僅會過期,並且無法再取得任何專員或主管的核准。

This page was last edited on October 31, 2016, at 22:42.

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